Wie automatisiert man Anfragen im Neubauvertrieb?
Jede Anfrage, die im Postfach wartet, ist ein Käufer, der sich währenddessen ein anderes Projekt ansieht. So machen Sie aus der Anfrage einen organisierten, automatischen Prozess.
Beispiel eines Prozesses
Ein automatisierter Vertriebsprozess im Neubau läuft üblicherweise so ab:
- Der Käufer sieht sich eine bestimmte Wohnung auf der Plattform an.
- Er sendet eine Anfrage, die an diese Einheit gebunden ist.
- Das System erfasst das Interesse an der konkreten Einheit, zusammen mit Quelle und angesehenen Inhalten.
- Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält eine Benachrichtigung (E-Mail, Push, CRM).
- Der Käufer erhält eine Bestätigung seiner Anfrage in seiner Sprache.
- Der Vertriebsmitarbeiter vereinbart den nächsten Termin; der Status wird im CRM verfolgt.
- Nach vereinbarten Regeln wird die weitere Kommunikation ausgelöst: zusätzliche Unterlagen, Erinnerungen, Benachrichtigungen bei Statusänderung.
Was vorab festzulegen ist
- Zuweisungsregeln: nach Projekt, Einheit, Sprache, Auslastung der Vertriebsmitarbeiter.
- Inhalte der Bestätigungen und Folgenachrichten — in allen Sprachen der Käufer.
- Status und ihre Übergänge: neu, in Bearbeitung, Termin, Reservierung, abgeschlossen.
- Wo eine menschliche Entscheidung nötig ist und wo der Schritt von selbst abläuft.
Weitere Möglichkeiten
Läuft der Basisprozess, lassen sich Käufersegmentierung, Besichtigungsdokumentation, automatischer Katalogversand, Analyse der Vertriebspipeline, Überblick über die Herkunft der Anfragen, Anbindung an Werbeplattformen und automatisierte Berichte an den Bauträger ergänzen.
Ein häufiger Fehler
Automatisierung ohne Bezug zur Einheit. Ist die Anfrage nicht mit einer konkreten Wohnung verknüpft, weiß der Vertrieb nicht, was der Käufer angesehen hat, und der Prozess fällt auf manuelles Erklären zurück. Die Verbindung Plattform → Einheit → CRM ist die Grundlage für alles Weitere.