CRM Neubauvertrieb: So wählen Bauträger das richtige CRM aus

Warum ein generisches CRM im Neubauvertrieb schnell an Grenzen stößt

Die meisten Systeme sind um Kontakt und Angebot herum gebaut: Eine Person fragt an, der Vertriebsmitarbeiter ruft zurück, das Geschäft wird abgeschlossen. Im Neubau liegt der Schwerpunkt woanders. Der Käufer wählt aus einer begrenzten Zahl von Einheiten, jede mit eigenem Preis, Geschoss, eigener Fläche, Ausrichtung und zugehörigem Stellplatz oder Kellerabteil, und jede kann nur einmal verkauft werden.

Die Frage, wie Sie ein CRM auswählen, ist deshalb in Wahrheit die Frage, ob das System die Einheit als eigenständigen Datensatz mit eigenem Status versteht. Ist das nicht der Fall, wird der tatsächliche Projektstand in einer Excel-Liste nebenher geführt. Das ist die häufigste Ursache für Doppelreservierungen und abweichende Preisstände.

Hinzu kommt, dass der Bauträger mehrere Beteiligte hat: das eigene Vertriebsteam, externe Makler, die Projektleitung und das Controlling. Alle brauchen dasselbe Lagebild, aber jeder mit anderen Einsichtsrechten.

Einheitenbezug: das zentrale Kriterium beim CRM für den Neubauvertrieb

Prüfen Sie bei der Auswahl, ob sich eine Einheit als Objekt mit eigenen Feldern anlegen und mit mehreren Interessenten verknüpfen lässt. Die Verknüpfung muss in beide Richtungen funktionieren: In der Kundenkarte sehen Sie, welche Einheiten den Interessenten beschäftigen, in der Einheitenkarte, wer sich noch dafür interessiert und wer eine aktive Reservierung hält.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen zugehörige Teile. Stellplätze und Kellerabteile werden je nach Projekt und Markt getrennt oder gemeinsam mit der Wohnung verkauft, daher muss das System beide Modelle abbilden.

• Einheit als Datensatz mit Geschoss, Nummer, Fläche, Preis, Ausrichtung und Status
• zugehörige Teile (Stellplatz, Keller, Garten) als Anhang oder eigenständige Einheit
• mehrere Interessenten pro Einheit, aber nur eine aktive Reservierung
• Änderungshistorie von Preis und Status mit Datum und Benutzer
• Import und Export der Preisliste aus Excel
• mehrere Bauabschnitte oder Gebäude in einem Projekt, ohne doppelte Konten

Status: Trennen Sie den Status des Käufers vom Status der Einheit

Ein verbreiteter Denkfehler ist eine einzige Statusliste. Tatsächlich brauchen Sie zwei. Der Käufer durchläuft Schritte wie Neuanfrage, kontaktiert, Besichtigung erfolgt und Angebot versendet. Die Einheit hat einen eigenen Zustand: frei, reserviert, Vorvertrag bzw. Reservierungsvereinbarung, verkauft, vorübergehend nicht verfügbar.

Eine Reservierung braucht eine Gültigkeitsfrist und eine Erinnerung vor Ablauf. Ohne sie bleiben Einheiten wochenlang reserviert, obwohl der Käufer längst abgesprungen ist. Im DACH-Raum kommen die Schritte hinzu, die der Ablauf vorgibt: Notartermin, Beurkundung und Zahlungsmeilensteine nach Bauträgervertrag. Je nach Land treten Reservierungsvereinbarung bzw. Reservationsvertrag (CH), Anzahlung und Kaufvertrag hinzu.

Gut ist es, wenn die Statusänderung einer Einheit die nächste Aktion auslöst: eine Benachrichtigung an den Vertrieb, die Aktualisierung der öffentlichen Verfügbarkeitsanzeige und eine Aufgabe zur Vertragsvorbereitung.

Schnittstellen: Was ein Immobilien CRM aufnehmen und weitergeben muss

Ein CRM ist keine Insel. Anfragen kommen über die Projektwebsite, Immobilienportale, E-Mail und Telefon, und Daten zu verkauften Einheiten müssen weiter ins Controlling und in die Vertragsdokumentation. Prüfen Sie, ob das System eine offene API oder Webhooks sowie funktionierende, fertige Anbindungen bietet und nicht nur das Versprechen einer Integration.

Den größten Nutzen bringt ein gemeinsamer Einheitencode. In Projekten, in denen ARHIX ein interaktives Gebäudemodell mit dem CRM verbindet, wählt der Käufer die Einheit im Browser, und im CRM landet die Anfrage mit exakter Geschoss- und Einheitenbezeichnung. Der Vertrieb weiß damit, worüber gesprochen wird, noch bevor er zum Hörer greift.

Für den DACH-Raum ist zudem der Datenschutz wichtig. Verlangen Sie Datenhaltung in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Möglichkeit zur Löschung auf Anfrage, denn DSGVO (in der Schweiz das revidierte DSG) sind für Käufer selbstverständlich.

• Formulare auf der Website, die Einheit und Anfragequelle übergeben
• E-Mail und Kalender für Besichtigungstermine
• digitale Vertriebsplattform oder 3D-Ansicht mit Protokoll, welche Einheiten der Käufer geöffnet hat
• elektronische Signatur und Vertragsablage
• Buchhaltung oder ERP für Zahlungsmeilensteine
• Käuferportal, das den Status seiner Einheit anzeigt

Berichte: Was der Bauträger wirklich braucht

Ein Bericht ist nur nützlich, wenn er eine Entscheidung stützt. Der Bauträger muss wissen, wo der Vertrieb stockt, welcher Kanal ernsthafte Käufer bringt und welche Einheiten unverkauft bleiben und warum. Ein System, das nur einen allgemeinen Trichter zeichnen kann, zeigt das kaum.

Prüfen Sie, ob sich die Berichte nach Projekt, Gebäude, Geschoss, Einheitentyp und Makler filtern und für Geschäftsführung oder Finanzierer exportieren lassen. Wichtig ist auch, dass die Berichte auf denselben Daten wie die tägliche Arbeit beruhen und nicht auf manuell aufbereiteten Exporten.

• Verfügbarkeit und Belegung nach Geschossen und Einheitentypen
• Trichter von der Anfrage bis zum Vertrag nach Projekt und Quelle
• Zeit zwischen Anfrage, Besichtigung und Reservierung
• Reservierungen mit abgelaufener oder naher Frist
• Vergleich von Maklern und Kanälen nach realisierten Verkäufen
• geplante und eingegangene Beträge nach Zahlungsmeilensteinen

Wann das bestehende CRM genügt

Wenn im Unternehmen bereits ein CRM läuft, müssen Sie es nicht allein deshalb wechseln, weil ein neues Projekt startet. Es genügt, wenn es eigene Objekte oder Tabellen für Einheiten erlaubt, wenn sich Einheitenstatus getrennt von Käuferstatus führen lassen und wenn es eine API zur Anbindung der Website bietet.

In der Regel reicht es auch bei einem kleineren Projekt mit einem Bauabschnitt, einem Vertriebsteam und ohne externe Makler. Dort ist der Aufwand für die Einführung eines neuen Systems höher als das Fehlerrisiko.

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn der Vertrieb Einheiten weiterhin in Excel führt, wenn es zu Doppelreservierungen kommt oder wenn die Geschäftsführung ohne manuellen Abgleich keinen Überblick erhält. Bevor Sie sich entscheiden, machen Sie einen zweiwöchigen Test mit der echten Preisliste eines Gebäudes.

Häufige Fehler und Checkliste

Die meisten Probleme entstehen, weil ein System nach der Optik der Oberfläche statt nach dem Datenmodell gewählt wird. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss die folgenden Punkte in einer Demo-Umgebung, die mit Ihren eigenen Daten gefüllt ist.

Fällt das System bei mehreren dieser Punkte durch, wird der Vertrieb in der Praxis daran vorbeilaufen.

• Lässt sich eine Preisliste mit 40 oder mehr Einheiten in einem Schritt importieren?
• Verhindert das System die Doppelreservierung derselben Einheit?
• Hat die Reservierung eine Frist und eine automatische Erinnerung?
• Sieht der Makler nur seine eigenen Käufer und den freien Teil des Angebots?
• Lassen sich bei einem Anbieterwechsel alle Daten exportieren?
• Wer pflegt auf Ihrer Seite Felder, Status und Berechtigungen?

Nächste Schritte

Beginnen Sie mit der Beschreibung Ihres Prozesses auf einem Blatt: vom ersten Kontakt bis zum Notartermin bzw. zur Vertragsunterzeichnung, mit den Statusbezeichnungen und den verantwortlichen Personen. Vergleichen Sie diese Beschreibung anschließend mit Ihrem bestehenden CRM und markieren Sie, wo Daten verloren gehen.

Fehlen Ihnen nur die Einheiten und die Anbindung an die Website, ist die Anpassung des vorhandenen Systems meist schneller als ein Wechsel. Sind die Lücken größer, haben Sie mit diesen Kriterien nun die Grundlage für ein Lastenheft, das Sie an Anbieter senden können.