Kako odabrati CRM za prodaju novogradnje: kriteriji za investitore

Zašto generički CRM kod novogradnje brzo naiđe na ograničenja

Većina sustava osmišljena je oko kontakta i ponude: osoba se raspita, prodavač je nazove, posao se zatvori. Kod novogradnje je težište drugdje. Kupac bira među ograničenim brojem jedinica, svaka ima svoju cijenu, kat, površinu, orijentaciju i pripadajuće parkirno mjesto ili spremište, a svaka se može prodati samo jednom.

Zato je pitanje kako odabrati CRM zapravo pitanje razumije li sustav jedinicu kao samostalan zapis s vlastitim statusom. Ako ne razumije, stvarno se stanje projekta vodi u tablici sa strane. To je najčešći izvor dvostrukih rezervacija i neusklađenih cijena.

Investitor uz to ima više dionika: vlastiti prodajni tim, vanjske agencije, voditelja projekta i financije. Svi trebaju istu sliku stanja, ali svaki s drugačijim pravima uvida.

Povezivanje s jedinicama: ključni kriterij kod CRM-a za prodaju novogradnje

Pri odabiru provjerite možete li jedinicu stvoriti kao objekt s vlastitim poljima i povezati je s više zainteresiranih kupaca. Veza mora raditi u oba smjera: na kartici kupca vidite koje ga jedinice zanimaju, a na kartici jedinice tko se sve za nju natječe i tko ima aktivnu rezervaciju.

Posebnu pozornost posvetite pripadajućim dijelovima. U Hrvatskoj se parkirna mjesta i spremišta često prodaju zasebno, u Njemačkoj i Austriji češće zajedno s jedinicom, pa sustav mora podržavati oba modela.

• jedinica kao zapis s poljima kat i broj te površinom, cijenom, orijentacijom i statusom
• pripadajući dijelovi (parking, spremište, vrt) kao prilog ili samostalna jedinica
• više zainteresiranih kupaca na jednoj jedinici, ali samo jedna aktivna rezervacija
• povijest promjena cijene i statusa s datumom i korisnikom
• uvoz i izvoz cjenika iz tablice
• više faza ili zgrada u istom projektu, bez udvostručavanja računa

Statusi: odvojite status kupca od statusa jedinice

Česta je zabluda jedan jedini niz statusa. U stvarnosti trebate dva. Kupac napreduje kroz korake poput novog upita, kontaktiran, obavljen razgled i poslana ponuda. Jedinica ima svoje stanje: slobodna, rezervirana, predugovor odnosno Reservierung, prodana, privremeno nedostupna.

Rezervacija mora imati rok valjanosti i podsjetnik pri isteku. Bez toga jedinice ostaju rezervirane tjednima nakon što je kupac već odustao. Na tržištu DACH dodajte i korake koje nalaže postupak: Notartermin, Beurkundung, plaćanja po fazama prema Bauträgervertrag. U Hrvatskoj im odgovaraju predugovor, kapara i kupoprodajni ugovor.

Dobro je da promjena statusa jedinice pokreće sljedeću radnju: obavijest prodavaču, ažuriranje javnog prikaza dostupnosti i zadatak za pripremu ugovora.

Integracije: što CRM za nekretnine mora primiti i poslati dalje

CRM nije otok. Upiti stižu s web stranice projekta, iz oglasnika, e-pošte i telefona, a podaci o prodanim jedinicama moraju dalje u financije i ugovornu dokumentaciju. Provjerite ima li sustav otvoreni API ili webhookove te stvarno funkcionalne ugrađene veze, a ne samo obećanje o integraciji.

Najviše koristi donosi zajednička oznaka jedinice. Kod projekata u kojima ARHIX povezuje interaktivni model zgrade s CRM-om kupac u pregledniku odabere jedinicu, a u CRM stiže upit s točnom oznakom kata i jedinice. Prodavač tako zna o čemu razgovara prije nego podigne slušalicu.

Za tržište DACH važna je i zaštita podataka. Zahtijevajte pohranu podataka u EU, ugovor o obradi osobnih podataka i mogućnost brisanja na zahtjev pojedinca, jer su GDPR i DSGVO kupcima podrazumijevani.

• obrasci na web stranici koji prenose jedinicu i izvor upita
• e-pošta i kalendar za termine razgleda
• digitalna prodajna platforma ili 3D prikaz sa zapisom koje je jedinice kupac otvorio
• elektronički potpis i pohrana ugovora
• računovodstvo ili ERP za plaćanja po fazama
• portal za kupce koji prikazuje status njegove jedinice

Izvješća: što investitoru zaista treba

Izvješće je korisno samo ako odgovara na odluku koju treba donijeti. Investitor mora znati gdje se prodaja zaustavlja, koji kanal donosi ozbiljne kupce i koje jedinice ostaju neprodane te zašto. Sustav koji zna nacrtati samo opći lijevak to teško pokazuje.

Provjerite možete li izvješća filtrirati po projektu, zgradi, katu, tipu jedinice i agenciji te ih izvesti za upravu ili financijera. Važno je i da se izvješća temelje na istim podacima kao svakodnevni rad, a ne na ručno pripremljenim izvozima.

• dostupnost i popunjenost po katovima i tipovima jedinica
• lijevak od upita do ugovora po projektu i izvoru
• vrijeme između upita, razgleda i rezervacije
• rezervacije s isteklim ili bliskim rokom
• usporedba agencija i kanala po ostvarenoj prodaji
• planirani i primljeni iznosi po fazama plaćanja

Kada je postojeći CRM dovoljan

Ako u tvrtki već radi CRM, nema potrebe mijenjati ga samo zato što se pojavio novi projekt. Dovoljan je ako omogućuje vlastite objekte ili tablice u koje unosite jedinice, ako statuse jedinica možete voditi odvojeno od statusa kupaca i ako ima API za povezivanje s web stranicom.

Obično je dovoljan i kod manjeg projekta s jednom fazom, jednim prodajnim timom i bez vanjskih agencija. Tamo je trošak uvođenja novog sustava veći od rizika pogrešaka.

Zamjena je opravdana kada prodavači jedinice i dalje vode u tablici, kada dolazi do dvostrukih rezervacija ili kada uprava ne dobiva pregled bez ručnog usklađivanja. Prije odluke provedite dvotjedni probni rad sastvarnim cjenikom jedne zgrade.

Česte pogreške i kontrolni popis

Najviše problema nastaje jer se sustav bira prema izgledu sučelja, a ne prema podatkovnom modelu. Prije potpisa narudžbe provjerite sljedeće točke u demo okruženju napunjenom vašim podacima.

Ako sustav kod više od ovih točaka zakaže, prodaja će u praksi teći mimo njega.

• Možete li uvesti cjenik s 40 ili više jedinica u jednoj operaciji?
• Sprječava li sustav dvostruku rezervaciju iste jedinice?
• Ima li rezervacija rok i automatski podsjetnik?
• Vidi li agencija samo svoje kupce i slobodni dio ponude?
• Mogu li se svi podaci izvesti pri promjeni pružatelja usluge?
• Tko će na vašoj strani održavati polja, statuse i prava?

Sljedeći koraci

Počnite opisom procesa na jednom listu: od prvog kontakta do javnog bilježnika ili potpisa ugovora, s nazivima statusa i odgovornim osobama. Zatim taj opis usporedite s postojećim CRM-om i označite gdje se podaci gube.

Ako utvrdite da vam nedostaju samo jedinice i integracija s web stranicom, prilagodba postojećeg sustava obično je brža od zamjene. Ako su praznine šire, sada imate kriterije za upit koji šaljete ponuditeljima.