KI Assistent Immobilienmakler: Wo hilft er wirklich und wo nicht?

Was ein KI Assistent in der Maklerei tatsächlich ist

Ein KI Assistent ist ein Sprachmodell, das Sie mit Ihren eigenen Daten verbinden: Einheitenliste, Verfügbarkeitsstatus, Grundrisse, Projektbeschreibung und häufige Fragen. Ohne diese Quellen antwortet er allgemein, oft überzeugend, aber falsch. Entscheidend ist deshalb nicht, wie „klug“ das Modell ist, sondern wie sauber die Daten sind, aus denen es schöpft.

Die Arbeit in einem Maklerbüro lässt sich dabei in drei Aufgabenarten gliedern: wiederkehrende Fragen beantworten, Anfragen sortieren und Entwürfe vorbereiten. Alle drei haben eine Gemeinsamkeit: Das Ergebnis ist überprüfbar oder wird von einer Person gegengelesen. Aufgaben mit rechtlichen oder finanziellen Folgen gehören in die zweite Kategorie, dazu weiter unten mehr.

Chatbot Immobilien: Antworten zu Wohneinheiten

Den größten Nutzen bringt ein Chatbot für Immobilien bei Fragen, die sich mit einem Fakt aus dem System beantworten lassen: Ist die Einheit frei, wie groß ist die Wohnfläche, in welchem Geschoss liegt sie, wohin ist sie ausgerichtet, gehören ein Stellplatz oder ein Kellerabteil dazu. Interessenten stellen diese Fragen abends, am Wochenende und häufig in einer anderen Sprache. Eine sofortige mehrsprachige Antwort ist deshalb ein spürbarer Vorteil.

Voraussetzung ist eine einzige Datenquelle. Steht der Status einer Einheit in Excel, im CRM und auf der Website unterschiedlich, fällt auch die Antwort des Assistenten unterschiedlich aus. Bei ARHIX greifen die Assistenten auf dieselben Daten zu wie das interaktive Gebäudemodell mit Auswahl von Geschoss und Einheit, sodass Interessenten im Gespräch und in der Darstellung dieselbe Information sehen.

Geht eine Frage über die bekannten Daten hinaus, sollte der Assistent offen sagen, dass er die Antwort nicht kennt, und das Gespräch an eine Person übergeben.

• Gut für den Assistenten: Verfügbarkeit, Flächen, Geschoss, Lage, Zubehörräume, Standort, Baufortschritt, Ablauf einer Besichtigung.
• Gut für den Assistenten: Hinweis, wo Grundriss, 3D-Rundgang oder Projektkatalog zu finden sind.
• Für den Menschen: Preisverhandlungen, individuelle Änderungswünsche, Fragen zur Finanzierung.
• Für den Menschen: jede Frage, für die der Assistent keine bestätigte Quelle hat.

Anfragen sortieren und Nachrichtenentwürfe

Das zweite starke Einsatzfeld ist die Aufbereitung eingehender Anfragen. Aus dem Gespräch oder Formular erkennt der Assistent den Kaufzweck (Eigennutzung oder Kapitalanlage), das ungefähre Budget, den gewünschten Zeitrahmen, die Wohnungsgröße und ob bereits eine Besichtigung stattgefunden hat. Auf dieser Grundlage versieht er den Kontakt mit einer Priorität, weist ihn der passenden Person zu und erkennt doppelte Einträge.

Nützlich ist auch eine kurze Gesprächszusammenfassung, die im CRM abgelegt wird. So muss der Makler nicht von vorn beginnen, und der Interessent wiederholt nicht, was er bereits gesagt hat.

Bei Entwürfen gilt die Regel: Der Assistent schlägt vor, der Mensch gibt frei. Das betrifft den Dank nach der Besichtigung, die Objektbeschreibung für ein Inserat oder die Antwort auf eine häufige Frage. Jeder Entwurf, der einen Preis, eine Frist oder irgendein Versprechen enthält, muss vor dem Versand von einer verantwortlichen Person geprüft werden.

KI im Immobilienvertrieb: Wo die Grenze verläuft

Bei Angeboten darf der Assistent weder Preis noch Rabatt noch die Gültigkeit einer Reservierung selbst festlegen. Aus einer falschen oder veralteten Angabe kann ein Modell einen Text erzeugen, der offiziell klingt, für den aber der Makler oder der Bauträger haftet. Der Vertrieb liegt beim Bauträger, daher müssen die Konditionen von ihm stammen und nicht aus generiertem Text.

Bei Verträgen ist die Grenze noch enger. Reservierungsvereinbarungen, Kaufverträge, steuerliche Behandlung und Gewährleistungsbedingungen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz, und der Abschluss läuft im deutschsprachigen Raum in der Regel über Notar oder Treuhänder. Der Assistent kann allenfalls eine Liste fehlender Unterlagen erstellen oder an den nächsten Schritt erinnern, Vertragstexte schreibt oder erläutert er nicht.

Dasselbe gilt für Zusagen zum Einzugstermin, für Finanzierungsberatung und für Wertermittlungen. Wo die Antwort die Entscheidung des Käufers oder die rechtliche Lage einer Partei verändert, muss eine Fachperson antworten.

Datensicherheit: Was Sie vor der Einführung prüfen sollten

Anfragen enthalten personenbezogene Daten, mitunter auch Angaben zu Einkommen oder Finanzierung. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO, in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz, und die Erwartung an den Datenschutz ist im DACH-Raum erfahrungsgemäß hoch. Datensicherheit ist daher kein Zusatz, sondern Voraussetzung bei der Wahl der Lösung.

Wichtig ist auch, worauf der Assistent Zugriff hat. Ist er an das gesamte CRM angebunden, kann ein geschickter Nutzer mit gezielten Fragen versuchen, interne Daten herauszulocken. Der Assistent sollte deshalb nur öffentliche Einheitendaten lesen und neue Kontakte nur in begrenztem Umfang anlegen dürfen.

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine klare Liste der Unterauftragnehmer.
• Ort der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für eine mögliche Übermittlung außerhalb der EU bzw. des EWR.
• Ausdrücklicher Ausschluss, dass Ihre Gespräche zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden.
• Rollen und Zugriffsrechte: Wer sieht die Gespräche, wer darf die Wissensquelle bearbeiten.
• Hinweis zu Gesprächsbeginn, dass der Interessent mit einer KI spricht, sowie die Möglichkeit zur Übergabe an einen Menschen.
• Festgelegte Aufbewahrungsdauer, Löschverfahren und Gesprächsprotokoll zur Klärung von Streitfällen.

Häufige Fehler und Kontrollliste

Die meisten Probleme verursacht nicht die Technik, sondern die Art der Einführung. Viele Maklerbüros starten mit dem Assistenten, bevor die Einheitenliste bereinigt ist, oder lassen ihn ohne Grenzen auf alle Fragen antworten.

Prüfen Sie vor dem Start folgende Punkte:

• Die Einheitendaten liegen in mehreren Quellen und sind nicht abgestimmt.
• Es ist nicht festgelegt, welche Themen der Assistent an einen Menschen übergeben muss.
• Preise und Rabatte stehen ohne Gültigkeitsdatum in der Wissensbasis.
• Entwürfe gehen ohne Prüfung hinaus.
• Gespräche werden nicht im CRM erfasst, deshalb fehlt dem Makler der Kontext.
• Es gibt keine Tests in allen angebotenen Sprachen, vor allem bei Fachbegriffen und länderspezifischen Varianten.
• Es ist niemand dafür zuständig, die Wissensquelle nach jeder Statusänderung einer Einheit zu aktualisieren.

So starten Sie ohne Risiko

Der praktischste erste Schritt ist die Auswertung der letzten Anfragen. Listen Sie die zwanzig häufigsten Fragen auf, legen Sie die richtigen Antworten fest und ordnen Sie jeder eine Quelle zu. So erhalten Sie den Kern der Wissensbasis und ein klares Bild davon, was der Assistent darf und was nicht.

Starten Sie den Assistenten anschließend in engem Rahmen, etwa nur für die Einheiten eines Projekts und nur mit Antworten aus dieser Liste. Prüfen Sie wöchentlich die Gespräche, in denen der Assistent an einen Menschen übergeben oder falsch geantwortet hat, und ergänzen Sie danach die Regeln. Erweitern Sie den Umfang erst, wenn die Antworten durchgehend stimmen.